Si batallas con la administración de tu tiempo, la organizadora profesional Lorie Marrero dice que estás operando con un paradigma de ‘palabra’ incorrecto. “El tiempo sigue pasando y no puedes controlarlo”, dice. “Sólo puedes administrar tus decisiones y su relación con el tiempo”.
Marrero motiva a los dueños de empresas a repensar la forma en la que organizan su día y considerar un sistema de administración de decisiones y no de tiempo. Hacer este proceso exitosamente involucra una serie de acciones, las cuales son flexibles dependiendo de qué funciona mejor para ti.
Te compartimos cinco pasos que te ayudarán a ser más productivo gracias a la administración de decisiones:
1. Obtén información de un solo lugar
El primer paso para administrar tus decisiones es capturar la información que bombardea tu día, como los emails, las reuniones y los mensajes de texto. Es demasiado común que los emprendedores intenten guardar muchas cosas en sus cabezas, lo que sólo provoca estrés según Marrero.
La experta sugiere limitarte a una o dos herramientas para guardar información, como una bandeja de entrada (física o virtal), un programa como Evernote o sencillamente un papel y una pluma. “La clave es encontrar herramientas que disfrutes usar”, afirma.
2. Comprométete a lo que puedes conseguir y elimina el resto
Una vez que captures toda la información que recibes, haz algo con ella. Esta fase se refiere a cuando tomas una decisión basándote en las cosas que has guardado; decide si quieres tomar acción ahora, archivarla o descartarla. Para los asuntos que requieren acción, muestra tu compromiso con ellos escribiéndolos en tu calendario o lista de pendientes.
“Esto se puede hacer diariamente o semanalmente, dependiendo de las necesidades de tu negocios”, dice Marrero, “pero es importante no dejar que la información se apile”.
3. Establece un sistema de pistas para recordarte actuar
Seguido, los emprendedores capturan información y se comprometen a ella, pero después están demasiado ocupados con algo más y la ignoran. Marrero dice que es importante fijar un sistema de pistas que sirva como recordatorio. Puedes poner una alarma en tu teléfono o calendario, escribir una lista de pendientes, usar post-its y ubicarlos en espacios visibles o crear un archivo en tu computadora que revises semanalmente.
“Crea un sistema para lo que sea que tu cerebro responda a, pero ten cuidado con el factor novedad”, dice. “Algunos de mis clientes usan recordatorios y después se echan una siesta. Si tu pista ya no es efectiva, intenta otra”.
4. Completa la tarea
Te has capturado, comprometido y recordado hacer una tarea, ahora es tiempo de actuar. Marrero dice que las personas completan tareas por una de tres razones principales: es urgente, estás internamente motivado debido a una sensación de satisfacción cuando la haces; o estás motivado por alguien externo, como un cliente. Las tareas urgentes y motivadas internamente tienden a realizarse porque las razones para completarlas son evidentes y fuertes. Para las tareas que se posponen podrías necesitar motivación externa.
Ella sugiere tener a un socio responsable. Al principio de la semana, comparte con él o ella tus tareas y fechas límite. Después revísenlas periódicamente para reportar tu progreso. Si aún no completas la tarea, Marrero sugiere considerar si debes o no eliminarla.
5. Corrige cualquier falla en tu sistema
Establece un momento una vez al mes para revisar tus herramientas y sistemas y evaluar tus decisiones. Si uno de los componentes del sistema no está funcionando, busca otra herramienta.
“Siempre me pregunto, ‘¿cómo puedo hacer esto más rápido y fácil?’”, dice Marrero. “No temas tratar algo nuevo hasta que encuentres lo que funcione al cien para tu cerebro y estilo”.
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